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GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

La gestión documental es la manipulación eficiente en un repositorio centralizado. El objetivo de la digitalización de documentos es reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información

Beneficios

Ahorro: el gestor de archivos permite la reducción del espacio físico de almacenamiento y del tiempo empleado en las búsquedas y otras tareas

Seguridad: la información se encuentra más segura, convirtiendo las puertas en contraseñas, contra accesos no autorizados integración de la información, trazabilidad , copia de seguridad

Seguridad

Ecológico: Respetuoso con el medio ambiente

Productividad: La utilización de un sistema de gestión documental agiliza los procesos, la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.

Accesibilidad: la gestión de documentos se llevará a cabo de una forma segura y rápida, dado que se tiene acceso a todos los documentos en formato digital, disponibles 24 horas los 365 días del año.

¿Quién necesita un sistema de gestión documental?

Todas las empresas sin importar su tamaño o naturaleza generan información y por lo tanto son susceptibles de necesitar un administrador de archivos.
Organización de archivos. El uso eficiente del espacio es importante, dado que la gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero han de guardarse por si acaso. Los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios y representar altos costes, siendo la solución óptima para esta problemática, la digitalización de documentos.
Mantener un control de acceso a los documentos y disponer de su trazabilidad
Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del documento digital
Asegurar la información. La digitalización de documentos evita la pérdida de archivos importantes ante causas imprevistas (fuegos, aguas u otros desastres)

Características fundamentales que debe solucionar un gestor documental inteligente

Autoclasificación: del papel al AZ electrónico en un solo clic
Búsquedas: rápidas y precisas de la información
Interfaz intuitiva: de fácil manejo para cualquier usuario, dado que uno de los objetivos más importantes de la utilización de un gestor de archivos es la optimización de tiempos de búsqueda.
Digitalización certificada: destrucción de documentos con solvencia legal
Work-flow: optimización de procesos y flujos de trabajo en cuanto a la búsqueda y organización de archivos
Gestión de mail: cada vez más imprescindible
Aplicación horizontal y terminada: garantía hacia el éxito
Formato abierto: cambiar de software no puede ser una barrera

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